Wie sichere ich meine Daten beim Auslagern von Druckaufträgen an einen externen Dienstleister?

Der Schutz Ihrer Daten beim Outsourcing von Druckaufträgen beginnt mit der Wahl eines Partners, der nachweislich anerkannte Sicherheitsnormen wie ISO 27001 erfüllt und bereit ist, einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu unterzeichnen. Vertrauliche Dateien, Markenrichtlinien und Kundendaten, die Sie für einen Druckauftrag weitergeben, verdienen dieselbe Sorgfalt wie jedes andere Unternehmensdokument. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen zur Informationssicherheit beim Outsourcing von Druckaufträgen, damit Sie gut vorbereitet starten können. Haben Sie bereits jetzt eine Frage? Kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen weiter.

Welche Risiken birgt das Outsourcing von Druckaufträgen?

Beim Outsourcing von Druckaufträgen teilen Sie Dateien, die markensensible Informationen, Produktspezifikationen oder sogar personenbezogene Daten enthalten können. Die wichtigsten Risiken sind unbefugter Zugriff auf diese Dateien, unsichere Speicherung beim Druckpartner sowie das Fehlen klarer Vereinbarungen darüber, was nach Abschluss des Auftrags mit Ihren Daten geschieht.

Druckdateien wirken auf den ersten Blick harmlos, enthalten jedoch häufig mehr als nur ein ansprechendes Design. Denken Sie an Kundennamen in personalisierten Mailings, interne Produktcodes oder vertrauliche Marketingkampagnen, die noch nicht veröffentlicht wurden. Wenn ein Druckpartner diese Dateien nicht ausreichend schützt, können sie über unverschlüsselte E-Mails, gemeinsam genutzte Server oder nachlässiges Passwortmanagement in falsche Hände geraten.

Hinzu kommt das Risiko der Nichteinhaltung der DSGVO. Enthält Ihr Druckmaterial personenbezogene Daten und geben Sie diese ohne die erforderlichen rechtlichen Vereinbarungen an einen externen Dienstleister weiter, sind Sie als Auftraggeber für etwaige Datenpannen verantwortlich. Dies kann zu Bußgeldern und Reputationsschäden führen.

Woran erkenne ich, ob ein Druckpartner sicher mit meinen Daten umgeht?

Der zuverlässigste Indikator ist ein gültiges ISO 27001-Zertifikat. Diese internationale Norm für Informationssicherheit belegt, dass ein Druckpartner strukturelle Maßnahmen zum Datenschutz getroffen hat – von der Zugangskontrolle bis zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Fordern Sie das Zertifikat stets an und überprüfen Sie dessen Gültigkeit.

Neben ISO 27001 ist ISO 9001 eine sinnvolle Ergänzung: Diese Norm bestätigt, dass die Qualitätsprozesse rund um die Produktion gut aufgestellt sind. Ein Partner, der beide Zertifikate besitzt, zeigt, dass sowohl das Endprodukt als auch die Sicherheit Ihrer Informationen ernst genommen werden.

Achten Sie außerdem darauf, wie der Partner mit Unterauftragsverarbeitern umgeht. Viele Druckunternehmen arbeiten mit externen Zulieferern zusammen. Werden Ihre Dateien ohne Ihr Wissen an Dritte weitergegeben, erhöht das das Risiko erheblich. Ein transparenter Partner informiert Sie darüber und stellt sicher, dass auch Unterauftragsverarbeiter denselben Sicherheitsanforderungen genügen.

Wir bei Crestec Europe wurden 2024 erneut für einen Zeitraum von drei Jahren sowohl nach ISO 9001 als auch nach ISO 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass Ihre Dokumentation und Unternehmensdaten bei uns in sicheren Händen sind – mit zuverlässigen Prozessen für Qualität und Informationssicherheit.

Wie übermittle ich Dateien sicher an einen Druckpartner?

Übermitteln Sie Druckdateien stets über einen gesicherten Kanal. Vermeiden Sie gewöhnliche E-Mail-Anhänge für große oder sensible Dateien und nutzen Sie stattdessen ein gesichertes Dateiübertragungsportal, einen verschlüsselten Cloud-Speicher oder eine SFTP-Verbindung. Ein professioneller Druckpartner bietet eine dieser Optionen standardmäßig an.

Praktische Schritte für eine sichere Dateiübertragung:

Nutzen Sie ein vom Druckpartner bereitgestelltes, gesichertes Upload-Portal – vorzugsweise mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Verschlüsseln Sie Dateien vor dem Versand, wenn kein gesichertes Portal verfügbar ist.
Vermeiden Sie das Teilen von Dateien über öffentliche Cloud-Dienste ohne Zugriffsbeschränkung.
Legen Sie ein Ablaufdatum für geteilte Links fest, damit Dateien nicht unbegrenzt zugänglich bleiben.
Bestätigen Sie nach dem Versand stets, dass der Partner die Dateien erhalten hat, und fordern Sie deren Löschung nach Abschluss des Auftrags an.

Neben der Übertragung selbst ist es wichtig zu wissen, wie lange der Druckpartner Ihre Dateien aufbewahrt und wer intern Zugriff darauf hat. Beschränken Sie die Weitergabe von Dateien auf die Personen, die sie für den Auftrag tatsächlich benötigen.

Was muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag für Druckaufträge enthalten?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist gemäß DSGVO verpflichtend, wenn Sie personenbezogene Daten an einen externen Dienstleister weitergeben. Bei Druckaufträgen ist dies relevant, sobald die Dateien Namen, Adressen oder andere identifizierbare Daten enthalten. Der Vertrag muss mindestens folgende Punkte regeln: den Zweck der Verarbeitung, welche Daten verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert werden und wie sie gesichert sind.

Speziell für Druckaufträge sind folgende Punkte wesentlich:

Aufbewahrungsfrist: Wie lange bewahrt der Druckpartner Ihre Dateien nach Abschluss des Auftrags auf, und wann werden sie gelöscht oder vernichtet?
Unterauftragsverarbeiter: Welche Drittparteien erhalten Zugriff auf Ihre Daten, und gelten für sie dieselben Verpflichtungen?
Sicherheitsmaßnahmen: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen trifft der Partner zum Schutz Ihrer Daten?
Meldepflicht bei Datenpannen: Innerhalb welcher Frist werden Sie im Falle einer Datenpanne informiert?
Prüfrecht: Haben Sie das Recht, die Einhaltung des Vertrags selbst oder durch Dritte zu überprüfen?

Ein Druckpartner, der sich weigert, einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu unterzeichnen, ist bei sensiblen Aufträgen keine verlässliche Wahl. Betrachten Sie die Bereitschaft zum Abschluss eines solchen Vertrags als Grundvoraussetzung.

Welche Fragen stelle ich einem Druckpartner zur Informationssicherheit?

Stellen Sie bei der Auswahl eines Druckpartners gezielte Fragen zu seinen Sicherheitspraktiken. Gute Fragen zeigen nicht nur, was ein Partner tut, sondern auch, wie ernst er Informationssicherheit als Teil seiner Dienstleistung nimmt.

Nutzen Sie diese Fragen als Leitfaden im Gespräch oder bei der Angebotseinholung:

Verfügen Sie über ein gültiges ISO 27001-Zertifikat und können wir dieses einsehen?
Über welchen Kanal sollen wir Dateien einreichen, und wie ist dieser Kanal gesichert?
Wer in Ihrem Unternehmen hat Zugriff auf unsere Dateien?
Arbeiten Sie mit Unterauftragsverarbeitern zusammen, und wie stellen Sie die Sicherheit bei diesen sicher?
Wie lange bewahren Sie unsere Dateien nach Abschluss des Auftrags auf?
Sind Sie bereit, einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu unterzeichnen?
Wie gehen Sie mit einer Datenpanne um, und innerhalb welcher Frist informieren Sie uns?

Ein Partner, der diese Fragen flüssig und vollständig beantwortet, schafft Vertrauen. Zögern oder vage Antworten sind ein Signal, weiter zu suchen. Informationssicherheit ist keine Nebensache – sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistungsqualität.

Wir bei Crestec Europe verbinden sichere Drucklösungen mit zuverlässigen Qualitätsprozessen, unterstützt durch unsere ISO 9001- und ISO 27001-Zertifizierungen. Von der Dateiübertragung bis zur Lieferung behandeln wir Ihre Daten mit der Sorgfalt, die Sie von einem Partner erwarten dürfen, der seit 1995 in der Dokumentendienstleistung tätig ist. Bereit für den nächsten Schritt? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie wir Ihren Druckprozess sicher und effizient gestalten können.

Häufig gestellte Fragen

Was soll ich tun, wenn ich vermute, dass meine Druckdateien bei einem Partner abgeflossen sind?

Nehmen Sie sofort Kontakt mit dem Druckpartner auf und fordern Sie eine schriftliche Bestätigung darüber an, was geschehen ist und welche Dateien betroffen sind. Enthalten die Dateien personenbezogene Daten, sind Sie als Verantwortlicher verpflichtet, die Datenpanne innerhalb von 72 Stunden bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu melden. Dokumentieren Sie sämtliche Kommunikation und alle von Ihnen ergriffenen Maßnahmen, damit Sie nachweisen können, dass Sie angemessen gehandelt haben.

Muss ich auch dann einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, wenn mein Druckmaterial keine personenbezogenen Daten enthält?

Enthalten die Druckdateien keine personenbezogenen Daten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne der DSGVO nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch ist es ratsam, auch in diesem Fall schriftliche Vereinbarungen über Vertraulichkeit, Aufbewahrungsfristen und die Eigentümerschaft an Dateien zu treffen – beispielsweise durch eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA). Markensensible Informationen, unveröffentlichte Kampagnen oder Produktspezifikationen verdienen rechtlichen Schutz, auch ohne personenbezogene Daten.

Wie überprüfe ich, ob das ISO 27001-Zertifikat eines Druckpartners noch gültig ist?

Fordern Sie beim Druckpartner eine Kopie des Zertifikats an und überprüfen Sie den Gültigkeitszeitraum sowie den Namen der Zertifizierungsstelle. Die Gültigkeit können Sie auch unabhängig über die Website der Zertifizierungsstelle oder über das Register der zuständigen Akkreditierungsbehörde verifizieren. Achten Sie außerdem darauf, dass das Zertifikat die für Sie relevanten Tätigkeiten abdeckt – wie Dateiverwaltung und Druckproduktion – und nicht nur einen kleinen Teilbereich des Unternehmens.

Welche häufigen Fehler werden beim Einreichen von Druckdateien in Bezug auf die Sicherheit gemacht?

Der häufigste Fehler ist das Versenden sensibler Druckdateien als gewöhnliche E-Mail-Anhänge ohne Verschlüsselung oder Zugriffsbeschränkung. Weitere verbreitete Fehler sind das Teilen von Dateien über einen öffentlichen Cloud-Link ohne Ablaufdatum, die Wiederverwendung derselben Datei für mehrere Aufträge ohne zu prüfen, ob veraltete Kundendaten entfernt wurden, sowie das Versäumnis, nach Abschluss des Auftrags die Löschung der Dateien anzufordern. Eine kurze Checkliste vor der Einreichung kann diese Risiken erheblich reduzieren.

Kann ich als kleines Unternehmen ebenfalls Anforderungen an die Informationssicherheit eines Druckpartners stellen?

Absolut. Die DSGVO unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße: Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gelten für ein Einzelunternehmen dieselben Verpflichtungen wie für einen Großkonzern. Darüber hinaus ist das Stellen von Sicherheitsanforderungen an Ihren Druckpartner schlicht gutes unternehmerisches Handeln – unabhängig von Ihrer Betriebsgröße. Viele professionelle Druckpartner haben standardmäßige Auftragsverarbeitungsverträge verfügbar und sind es gewohnt, diese auch mit kleineren Auftraggebern abzuschließen.

Wie lange darf ein Druckpartner meine Dateien nach Abschluss des Auftrags aufbewahren?

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Standardfrist für Druckdateien. Das Prinzip der Datensparsamkeit gemäß DSGVO schreibt jedoch vor, dass Daten nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich aufbewahrt werden dürfen. In der Praxis reicht dies von der sofortigen Löschung nach der Lieferung bis zu einer Aufbewahrungsfrist von einigen Monaten für mögliche Nachdrucke. Treffen Sie hierzu konkrete Vereinbarungen im Auftragsverarbeitungsvertrag oder in der Auftragsbestätigung, und fordern Sie bei sensiblen Aufträgen eine schriftliche Löschbestätigung an.

Was ist der Unterschied zwischen ISO 27001 und ISO 9001, und warum sind beide für Druckaufträge relevant?

ISO 27001 befasst sich speziell mit Informationssicherheit und stellt sicher, dass eine Organisation strukturelle Maßnahmen zum Schutz von Daten getroffen hat – etwa Zugangskontrolle, Verschlüsselung und die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. ISO 9001 befasst sich mit Qualitätsmanagement und gewährleistet, dass Produktions- und Dienstleistungsprozesse konsistent und beherrschbar gestaltet sind. Für Druckaufträge sind beide relevant: ISO 27001 gibt Ihnen Sicherheit hinsichtlich des Schutzes Ihrer Dateien und Daten, während ISO 9001 die Qualität des Endprodukts und der zugehörigen Prozesse sicherstellt.